Des questions sur le fonctionnement du syndic ? Nous allons essayer d’y répondre au mieux ci-dessous :

Le rôle du syndic est d’administrer les parties communes des résidences dont il assure la gestion. Il ne peut intervenir directement sur des installations privatives.

Ses différentes tâches sont les suivantes (liste non exhaustive) :

  • Faire respecter le règlement de Copropriété à l’ensemble des résidents,
  • Mandater les différentes sociétés de façon à maintenir les « équipements » en état de fonctionnement et entretenir les parties communes,
  • Mettre en concurrence et négocier les différents contrats passés avec les prestataires permettant d’apporter les meilleures conditions et tarifs et ainsi pourvoir baisser les charges de nos copropriétaires,
  • Vérifier la véracité et la santé des entreprises intervenantes sur nos résidences en demandant systématiquement les justificatifs apportant une garantie à nos clients,
  • Tenir à jour la liste de tous les copropriétaires ainsi que les lots de leur appartement. C’est pourquoi nous transmettons à chaque nouveau propriétaire et une fois par an à l’ensemble des copropriétaires, une fiche d’information à remplir et à nous retourner de façon à avoir leurs coordonnées à jour.
  • Convoquer et tenir les Assemblées Générales. Diffuser le Procès-Verbal aux copropriétaires faisant office de compte rendu,
  • Faire appliquer les décisions votées en Assemblée,
  • Effectuer les visites contractuelles sur les résidences en présence d’un ou plusieurs membres du conseil syndical. Un rapport est établi et transmis à l’ensemble du Conseil Syndical après chaque visite.

Les Assemblées Générales ont lieu au minimum une fois par an. Elles sont un moment d’échange entre les copropriétaires (et non les locataires) et le syndic. Elles ont pour but de :

  • Valider les comptes de l’exercice écoulé,
  • Élire le syndic et les membres du conseil syndical,
  • Voter le budget prévisionnel pour l’année N et N+1,
  • De fixer un montant maximum pour demander la mise en concurrence d’un devis,
  • De fixer un montant minimum pour la consultation du conseil syndical,
  • Faire voter d’éventuels travaux,
  • Autoriser des propriétaires pour effectuer des travaux à caractère privatif
  • Autoriser le syndic à poursuivre les copropriétaires débiteurs

Les copropriétaires ne pouvant se rendre disponible lors de cette réunion, peuvent retourner un pouvoir au syndic (joint avec la convocation) ou à la personne de leur choix avec leurs consignes afin que ses choix soient pris en compte.

Seul un propriétaire peut faire une demande d’ajout à l’ordre du jour. Cette demande doit être formulée par écrit sous forme de courrier recommandé. Ce courrier peut être doublé d’un mail.

Afin de pouvoir être traité, la demande doit parvenir au syndic au plus tard 1 mois avant la date d’assemblée générale.

Le syndic ne peut intervenir sur les problèmes de voisinage car il a pour vocation d’administrer uniquement les parties communes. Sa seule possibilité d’action est de faire un rappel aux personnes ne respectant la tranquillité de ses voisins. Pour plus d’action il faut se rapprocher des services de Police pour constatation des nuisances.

Selon la convention IRSI entrée en vigueur le 1er Juin 2018, il appartient à la personne lésée de faire appel à son assurance pour déclarer le sinistre. La compagnie d’assurance se chargera de mandater une société pour effectuer une recherche sur l’origine de la fuite.

Une fois l’origine trouvée, un constat doit être établit entre la personne responsable du dégât et la personne ayant subi des dommages.

Si l’origine provient des parties communes, le constat doit être établit avec le syndic représentant le syndicat des copropriétaires.

Le Conseil Syndical est composé de plusieurs copropriétaires qui se sont portés volontaires et ont été élus lors de la dernière Assemblée Générale jusqu’à la prochaine Assemblée.

Ces bénévoles sont les « porte-paroles » des copropriétaires et entretiennent le lien entre les propriétaires résidents ou non et le syndic.

Leur mission consiste à assister et contrôler la mission du syndic. En effet les membres du Conseil Syndical assistent et mettent à disposition leurs compétences au syndic.

Être membre du Conseil Syndical implique une certaine disponibilité. Il est également contrôleur des comptes sur la copropriété. Nos outils permettent d’effectuer ce contrôle de façon quotidienne.

Sur une année il y a 4 appels de fonds appelés à l’ensemble des copropriétaires (Sauf cas exceptionnels). Ces appels de fonds sont exigibles le 1er jour du trimestre. Ces fonds sont utilisés pour le règlement des factures courantes comme par exemple l’entretien des parties communes, la maintenance du portail, l’assurance de l’immeuble, l’entretien des espaces verts, la maintenance de l’ascenseur… Mais elles servent également à régler les gros travaux votés lors des assemblées générales.

C’est au moment de l’assemblée générale annuelle et notamment à la résolution portant sur l’approbation des comptes que vous validerez les dépenses et les provisions appelées sur l’exercice. Une fois le procès-verbal d’assemblée générale diffusé, le service comptable éditera et vous adressera le bordereau d’apurement qui laissera alors apparaitre votre compte créditeur.

Cette somme sera déduite du prochain appel de fonds.

Dans le cas contraire (apurement débiteur), vous recevrez votre bordereau mentionnant la somme restant à devoir au syndicat des copropriétaire.

Le bordereau d’apurement, qu’il soit créditeur ou débiteur est toujours adressé à la personne propriétaire du bien au moment de l’édition de ce bordereau. (Environ quinze jours après l’assemblée)

La loi ALUR impose ce type de placement afin d’inciter les propriétaires à entretenir leur patrimoine. Le montant du fonds de travaux loi Alur est voté en Assemblée générale. Ce dernier ne peut être inférieur à 5% du budget annuel de la copropriété. Ces fonds doivent être utilisés uniquement pour des travaux votés en charges communes générale.

Lors de la vente d’un bien, les fonds placés ne peuvent être récupérés par le vendeur car ils sont rattachés au lot. (Sauf négociation entre les parties chez le notaire)

Nous avons mis à disposition de nos copropriétaires une plateforme de paiement en ligne via le site www.maihome.fr.  Le règlement se fait sous forme de virement bancaire sécurisé.

Vous pouvez également mettre en place un prélèvement automatique en nous adressant une demande écrite par courrier ou par mail à l’adresse compta01@maihome.fr

Vous pouvez également régler vos charges par chèque bancaire à l’ordre du Syndicat des Copropriétaire de la résidence.

Nous pouvons mettre en place pour les copropriétaires qui en font la demande, un plan d’apurement de façon à éviter les copropriétaires défaillants et conserver la santé financière de la résidence. Ce dossier sera soumis à étude avant acceptation.

Le syndic de copropriété appel les charges en se réfèrent au règlement de Copropriété. En effet chaque lot représente un nombre de tantièmes qui concernent d’une part les parties privatives et d’autre part les parties communes.

Lors de la vente de votre bien, vous aurez besoin de transmettre les documents suivants :

  • Le règlement de Copropriété,
  • Les 3 derniers Procès-Verbaux,
  • Le carnet d’entretien de la résidence,
  • La fiche synthétique et l’attestation d’immatriculation de la copropriété,
  • Le pré état daté (non obligatoire lors du compromis)
  • L’état daté (obligatoire lors de la signature définitive chez le notaire)